ICS 91.010.30 P 01 备案号： 湖 DB42 北 省 地 方 标 准 DB42/T 1468—2018 土地整治工程档案整理规范 The regulation of land consolidation project archives （报批稿） 2018- 10 - 09 发布 湖北省市场监督管理局 2018 - 12 - 19 实施 发 布 DB42/T 1468—2018 目 次 前言 ............................................................................... III 1 范围 .............................................................................. 1 2 规范性引用文件 .................................................................... 1 3 术语和定义 ........................................................................ 1 4 基本规定 .......................................................................... 2 5 工程文件的归档范围及质量要求 ...................................................... 2 6 工程文件的立卷 .................................................................... 4 7 工程文件的归档 .................................................................... 6 8 工程档案的验收与移交 .............................................................. 6 附录 A（规范性附录） 土地整治工程文件归档范围和保管期限表 ............................ 7 附录 B（资料性附录） 案卷封面式样 ................................................... 11 附录 C（资料性附录） 案卷脊背式样 ................................................... 12 附录 D（资料性附录） 卷内目录式样 ................................................... 13 附录 E（资料性附录） 卷内备考表式样 ................................................. 14 I DB42/T 1468—2018 前 言 本标准按照GB/T 1.1-2009《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。 本标准由湖北省国土整治局提出。 本标准由湖北省自然资源厅归口管理。 本标准起草单位：湖北省国土整治局、湖北省标准化与质量研究院。 本标准协作单位：襄阳华罡项目管理有限公司。 本标准主要起草人：陈新华、帅文强、王远燃、左艳红、原国华、赵小灿、杨帆、曾亮、董明旺、 李明洋、万会杰、韩阳昱、徐术坤、余梅。 III DB42/T 1468—2018 土地整治工程档案整理规范 1 范围 本规范规定了土地整治工程文件的归档范围及质量要求、工程文件的立卷、工程文件的归档、工程 档案的验收与移交。 本规范适用于湖北省行政区域内土地整治工程文件的归档整理以及土地整治工程档案的验收。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。 凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 10609.3-2009 技术制图.复制图的折叠方法 3 术语和定义 3.1 土地整治工程文件 land remediation project document 在土地整治工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段、施工阶段、竣工验收 到交付使用及后期管护阶段形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等。 3.2 工程准备阶段文件 seedtime document of a construction project 土地整治工程开工以前，在立项、审批、勘测、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 3.3 监理文件 project management document 监理单位在土地整治工程监理过程中形成的文件。 3.4 施工文件 constructing document 施工单位在土地整治工程施工中形成的文件。 3.5 竣工验收文件 handing over document 土地整治工程项目竣工验收活动中形成的文件。 1 DB42/T 1468—2018 3.6 后期管护文件 post management and maintenance document 土地整治工程项目竣工验收交付使用后的后期管护活动中形成的文件。 3.7 土地整治工程档案 land consolidation project archive 在土地整治工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记 录，也可简称工程档案。 3.8 子项目 subproject 当一个土地整治工程需要划分为几个标段招标时，每个标段可作为一个子项目（合同段）。 4 基本规定 4.1 土地整治工程参建单位应将土地整治工程文件的形成和积累纳入项目实施阶段的各个环节和有关 人员的职责范围。 4.2 在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，项目实施单位应履行下列职责： a) 在与有关单位签订协议或合同时，应对工程文件的套数、质量、移交时间等提出明确要求； b) 收集和整理工程项目前期工作、竣工验收及后期管护阶段形成的文件，并应进行立卷归档； c) 负责组织、监督和检查有关单位的工程文件形成、积累和立卷归档工作； d) 收集和汇总有关单位立卷归档的工程档案； e) 土地整治工程施工文件应随工程进度同步收集、整理并按规定移交。 4.3 土地整治工程相关参与单位应确保各自的文件真实、有效、完整，对工程文件进行涂改、伪造、 随意抽撤或损毁、丢失等，应按有关规定予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。 4.4 土地整治工程项目有多个施工承包单位时，各承包单位负责收集、整理立卷其子项目的工程文件， 并应及时向项目实施单位移交。 4.5 项目承担单位应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在土地整治工程竣工验收前， 应对土地整治工程档案进行预验收。 5 工程文件的归档范围及质量要求 5.1 工程文件的归档范围 5.1.1 对与土地整治工程项目实施有关的重要活动、记载项目实施主要过程和现状、具有保存价值的 各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 5.1.2 工程文件的具体归档范围应符合本规范附录 A 的要求。 5.2 归档文件的质量要求 5.2.1 归档的工程文件应为原件。 2 DB42/T 1468—2018 5.2.2 工程文件的内容及其深度应符合国家有关工程勘测、设计、招标代理、监理、施工和审计等方 面的技术规范、标准和规程。 5.2.3 工程文件的内容必须真实、准确，与实际工程相符合。不同文件同一内容（如工程名称及相关 数据）应一致。 5.2.4 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料。 5.2.5 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 5.2.6 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为 A4 幅（297mm×210mm），图纸宜采用国家标准图幅。 5.2.7 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。计算机出图必须清晰，不得 使用计算机出图的复印件。 5.2.8 与规划设计图纸完全一致的完工工程项目，可直接在原规划设计图纸加盖竣工图章，不需另行 绘制。 5.2.9 所有竣工图均应加盖竣工图章。 5.2.9.1 项目竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、技术负责人、监理单 位、总监、审核日期。 5.2.9.2 子项目（合同段）竣工图章示例如图 1 所示： 80 子项目（合同段）竣工图 10 施工单位 10 编 制 人 技术负责人 10 监理单位 总 10 监 20 50 审核日期 20 20 10 20 图1 子项目竣工图章示例 5.2.9.3 项目总竣工图章示例如图 2 所示： 80 项目总竣工图 10 施工单位 10 编 制 人 技术负责人 10 实施单位 10 项目负责人 20 50 审核日期 20 20 10 20 图2 项目总竣工图章示例 3 DB42/T 1468—2018 5.2.9.4 竣工图章尺寸为：50mm×80mm。 5.2.9.5 竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。 5.2.10 不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T 10609.3-2009）统一折叠成 A4 幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。 6 工程文件的立卷 6.1 立卷的原则和方法 6.1.1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。 6.1.2 一个土地整治工程项目由多个子项目组成时，工程文件应按子项目组卷。 6.1.3 立卷可采用如下方法： a) 土地整治工程文件可按实施程序划分为项目前期工作、施工阶段、竣工验收到交付使用及后期 管护阶段 4 部分； b) 项目前期工作阶段文件可按实施程序和形成单位等组卷； c) 施工阶段文件可按监理文件和施工文件等类别组卷； d) 竣工验收阶段文件可按验收程序分类组卷； e) 后期管护文件宜按形成单位组卷。 6.1.4 立卷过程 6.1.4.1 案卷不宜过厚，一般不超过 40mm。 6.1.4.2 案卷内不应有重复文件，不同载体的文件一般应分别组卷。 6.2 卷内文件的排列 6.2.1 文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附 件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排